Evidența cheltuielilor înseamnă că fiecare ban ieșit din firmă este notat într-un singur loc, cu data, suma, furnizorul, categoria și documentul care îl justifică. Cu un tabel bine făcut și o oră pe săptămână poți ști oricând unde se duc banii.
Contabilul ține evidența pentru stat, dar rareori ține una pentru tine. El înregistrează ce i-ai predat, nu ce ai uitat să predai. De aceea mulți antreprenori află abia la sfârșitul trimestrului că abonamentele mici, comisioanele și deplasările au crescut mai mult decât vânzările.
De ce nu ajunge extrasul de cont?
Extrasul arată ce s-a întâmplat, dar nu spune de ce. O plată de 480 de lei către o firmă necunoscută poate fi publicitate, o reparație sau un cadou pentru client, iar peste două luni nu îți mai amintești. În plus, plățile cu numerar sau cu cardul personal pentru nevoi ale firmei nu apar în contul firmei, deci sunt ușor de pierdut.
Un sistem propriu face două lucruri pe care extrasul nu le face: adaugă sens fiecărei cheltuieli și te obligă să aduni documentele la timp, nu în ultima zi de predare către contabil.
Cum îți împarți cheltuielile pe categorii?
Categoriile trebuie să fie puține și stabile. Zece sau doisprezece sunt de ajuns pentru majoritatea firmelor mici. Dacă ai patruzeci, vei alege la întâmplare și datele nu vor mai fi comparabile.
| Categorie | Ce intră aici |
|---|---|
| Materiale și mărfuri | Tot ce revinzi sau consumi direct în produs |
| Personal | Salarii, colaboratori, contribuții aferente |
| Spațiu | Chirie, utilități, curățenie, mici reparații |
| Promovare | Reclame, tipărituri, fotografii, evenimente |
| Software și abonamente | Programe, găzduire, domenii, aplicații |
| Transport | Combustibil, curierat, deplasări |
| Servicii externe | Contabil, consultanță, avocat, freelanceri |
| Taxe și comisioane | Comisioane bancare, taxe locale, procesatori de plăți |
Adaugă o categorie „Altele”, dar urmărește-i mărimea. Dacă trece de cinci-zece procente din total, cheltuielile din ea merită o categorie proprie.
Ce notezi pentru fiecare cheltuială?
- Data plății, nu data facturii.
- Suma cu și fără TVA, dacă firma e plătitoare de TVA.
- Furnizorul, scris la fel de fiecare dată, ca să poți filtra.
- Categoria din lista de mai sus.
- Modul de plată: card firmă, numerar, card personal, transfer.
- Un link sau un număr către documentul scanat sau fotografiat.
Documentul se fotografiază în aceeași zi. Bonul termic își pierde scrisul în câteva luni, așa că poza e singura copie care rezistă. Păstrează fotografiile într-un folder pe luni, cu numele de forma data-furnizor-suma.
Ce unelte folosești: foaie de calcul sau program?
Începe cu o foaie de calcul. Pentru două-trei zeci de tranzacții pe lună ajunge, costă zero și poți ajusta coloanele după nevoi. Treci la un program atunci când apar cel puțin una dintre situațiile următoare: ai multe facturi pe lună, mai mulți oameni cheltuiesc în numele firmei sau pierzi timp la copiat date între fișiere.
Dacă alegi un program, uită-te mai întâi la funcția de import din extrasul bancar și la legătura cu emiterea facturilor. Criteriile de alegere sunt detaliate în materialul despre alegerea unui program de facturare, iar multe dintre ele se aplică și evidenței de costuri.
Ce se întâmplă cu cheltuielile mici și repetate?
Cele mai periculoase sume nu sunt facturile mari, pe care le vezi oricum, ci cele mici, care se repetă. Un abonament de zece euro pe lună pare neglijabil, dar împreună cu alte zece de același fel înseamnă o sumă anuală serioasă. Același lucru se întâmplă cu cafelele pentru clienți, cu taxele de livrare plătite din buzunar și cu aplicațiile instalate o dată și uitate. De aceea fiecare rând contează în evidență, chiar dacă suma pare mică. După trei luni de notare vei vedea de unde vine cea mai mare scurgere și vei putea decide dacă o elimini sau o negociezi.
Merită să notezi și cine a aprobat cheltuiala, mai ales dacă firma are mai mulți oameni care pot plăti. O coloană suplimentară cu numele persoanei ajută la înțelegerea obiceiurilor și previne situațiile în care două persoane cumpără același lucru.
Cum faci verificarea lunară în douăzeci de minute?
La sfârșitul fiecărei luni, într-o oră fixă, repetă aceiași pași.
- Potrivește tranzacțiile din extras cu rândurile din foaie. Ce lipsește se completează acum.
- Sortează cheltuielile pe categorii și compară cu luna trecută. Orice categorie care a crescut cu mai mult de o cincime merită o întrebare.
- Caută abonamentele pe care nu le mai folosești. De regulă găsești unul sau două.
- Verifică dacă ai încasat sumele facturate și dacă nu cumva plătești unor furnizori mai repede decât te plătesc clienții.
Ultima verificare are legătură directă cu banii disponibili. Dacă firma pare să câștige, dar contul se golește, citește și despre marja de profit, pentru că problema poate fi în raportul dintre preț și costuri, nu în numărul de clienți.
Întrebări frecvente
Cât timp păstrez documentele justificative?
Termenele de arhivare sunt stabilite prin lege și diferă în funcție de tipul documentului. Întreabă contabilul care sunt termenele pentru firma ta și păstrează copiile digitale cel puțin atât.
Pot amesteca cheltuielile firmei cu cele personale?
Nu e recomandat. Separarea lor într-un cont și un card dedicat firmei simplifică evidența și te scutește de explicații la o eventuală verificare.
Cine ar trebui să completeze evidența?
Cel care face plata. Dacă o completează altcineva la sfârșitul lunii, detaliile se pierd și apar rânduri de tipul „diverse”.
